Tietosuojarekisteri

TIETOSUOJASELOSTE sulkava.4h.fi sivujen kautta/ manuaalisesti kerättäviin tietoihin  

Pvm:             28.11.2023 

Viite:             Eu:n yleinen tietosuoja-asetus (GDPR)  

Rekisterinpitäjä  

Nimi:             Sulkavan 4H-yhdistys ry  

Osoite:          Etelätuvantie 2 ,58700 Sulkava 

Rekisteriasioiden yhteyshenkilö  

Nimi:            Toiminnanjohtaja Sanna Ruotsalainen 

Osoite:         Etelätuvantie 2, 58700 Sulkava 

Sähköposti:  sulkava (a) 4h.fi                                            

Puhelin:       044 7848077 

Rekisterin nimi: Nettisivujen www.sulkava.4h.fi kautta/ manuaalisesti/sähköisesti kerättävät tiedot  

1) Ilmoittautumiset kerhoihin, leireille ja kursseille  

2) Työhakemukset  

3) Muut nettisivulomakkeiden kautta tehtävät yhteydenotot/ työpalvelutilaukset puhelimitse 

4) Tavarantoimittajat/yhteistyökumppanit 

Rekisterissä käsiteltävien henkilötietojen käyttötarkoitus  

1) Kerhojen, leirien ja kurssien ko. toimintaan liittyvä tiedotus ja yhteydenpito  

2) Työhakemusten vastaanotto ja työnhakuprosessiin tarvittavien tietojen keräys  

3) Asiakastilausten kirjalliset palvelusopimukset/laskutustiedot 

Esimerkiksi työpalvelun työtilausten vastaanotto, palveluntuotto sopimuksen täyttäminen ja työnvälitys.  

Rekisterin tietosisältö, rekisteröityjen ryhmät ja henkilötietoryhmät  

Rekisteri sisältää seuraavia henkilötietoja  

1) Nimi, syntymävuosi, osoite, puhelinnumero, vanhemman tiedot, sähköpostiosoite, ohjauksen ja osallistujan kannalta oleelliset tiedot (esim. allergiat)  

2) Nimi, syntymävuosi, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, työtehtävän kannalta oleellisten asioiden kuvailu, lomakkeen täyttäjien esiin nostamat asiat ja liitteet  

3) Nimi, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, yhteydenottoon liittyvät yksityiskohdat (kuten työpalvelutarpeen kuvaus) sekä määrätyissä tapauksissa asiakkaan nimeämän tai poikkeustilanteen takia muuten asiakkaan asioita hoitavan yhteyshenkilön vastaavat tiedot.  

Tietojen säilytysaika ja tai säilytysajan määräytymisperusteet  

Toteutuneen toiminnan jälkeen tiedot tilastoidaan määrällisesti ja osallistujalistat arkistoidaan 6 vuoden ajaksi tilastoinnin todentamista varten.  

Työnhakuprosessin ajan, kunnes työtehtävään valitun koeaika on ohitse. Työhön valitun osalta työsuhteen ajan. Avoimet työhakemukset säilytetään 6 kk.  

Asiakkuuden perusteena olevat sopimukset säilytetään ikuisesti (perusteena rekisterinpitäjän lakisääteinen velvoite). Asiakkaiden laskutustietoja säilytetään enintään kuuden vuoden ajan (perusteena rekisterinpitäjän lakisääteinen velvoite).  
  
Ko. rekisterit putsataan ja ajantasaistetaan kerran vuodessa.  

Säännönmukaiset tietolähteet (mistä tiedot saadaan)  

Rekisterin tiedot tulevat rekisteröidyltä itseltään ja ostopalvelusopimuksiin liittyen palvelun tilaajalta.  

Tietojen säännönmukaiset luovutukset  

Tietoja käytetään vain Sulkavan 4H-yhdistyksen toiminnassa. Tietoja käsittelevät ko. toimintaan oleellisesti liittyvät henkilöt, esim. kurssin ohjaaja, kerhonohjaaja, työhaastattelijat, työpalvelutehtävän vastaanottanut nuori sekä heidän esimiehensä.  

Tietoja ei luovuteta ulkopuolisille.  

Tietojen siirto EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle  

Henkilötietoja ei siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.  

Rekisterin suojauksen periaatteet  

Tietoja säilytetään teknisesti suojattuina. Fyysinen pääsy tietoihin on estetty lukitusten sekä muiden turvatoimien avulla. Rekisteritietoja pääsevät käsittelemään ainoastaan rekisterinpitäjän nimeämät henkilöt. Käsittelijöitä sitoo vaitiolovelvollisuus.  

Tarkastusoikeus ja tietojen oikaiseminen  

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja rekisteriin on tallennettu. Rekisteröity voi päivittää ja muuttaa omia tietojaan ja vaatia, että virheelliset tiedot oikaistaan.  

Tarkastus-, muutos- ja korjauspyynnön voi tehdä toimittamalla kirjallinen ja allekirjoitettu asiaa koskeva pyyntö edellä mainitulle rekisteriasioiden yhteyshenkilölle.  

Oikeus kieltää tietojen käyttö ja oikeus peruuttaa suostumus  

Rekisteröidyllä on oikeus kieltää häntä koskevien tietojen käyttö ja vaatia tiedot poistettavaksi. Tämä koskee tietoja, joiden käsittely perustuu henkilön antamaan suostumukseen.  

Tietojen käyttökieltoa koskevan vaatimuksen / aiemmin annetun suostumuksen peruuttamisen voi tehdä toimittamalla kirjallinen ja allekirjoitettu asiaa koskeva ilmoitus edellä mainitulle rekisteriasioiden yhteyshenkilölle.  

Valitusoikeus  

Rekisteröidyllä on oikeus valittaa valvontaviranomaiselle, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan Eu:n tietosuoja-asetusta.